日本遣明使团的组成和规模
日本遣明使团由正使、副使、居座、土官、从僧、通事、客人众、从商、船方等组成。“正、副使”由幕府将军任命，几乎都是当时的名僧，正副使持国书、别幅、贡单，代表日本将军 （国王） 进见明帝奉表朝贡。“居座”和“土官”为使船的实际管理者，“从僧”为正使的秘书，“通事”为翻译，“客人众”为应募的朝贡贸易大客商，“从商”为“客人众”的随从商人，“船方”即水手。按明朝的要求，日本遣明使十年一贡，一次两艘船，人员200人。但实际上日本遣明使往往提前来贡，人员也多在300人以上，如在景泰四年（1453）来使多达1200人。
明朝政府如何招待遣明使团
对于从日本来的遣明使，明朝政府分配宁波市舶提举司专管日本遣明使迎来送往业务。遣明使船经检验入宁波港，一般均有彩船鸣鼓角相迎，赠酒物慰劳使者。使者在来远亭上岸，到嘉宾堂休息，客商及水手就近下榻由中国政府提供的旅店。到北京朝贡的人员，初期为300~350人，后来限50人。日本人到北京后住会同馆，拜见皇帝于奉天殿，上表进贡，接受天子的劳问和赐宴。日本使者可以在会同馆内与各国使者互访联谊，也可以进行贸易。之后离京至宁波，市舶提举司饯别之，明朝供应日使在华期间的所有生活费用及回程旅费。这些费用与日本筹措三条遣明船的费用相当。留在宁波的使团成员可以去杭州贸易，行动较自由。遣明使从明朝得到的物品中，铜钱最多，总数多达10万贯。