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原文标题：零散历史档案全宗的确定

在我国，历史档案大多根据其产生时期或地区分别集中保管在国家和地方各级综合性档案馆，为了便于档案的开发利用，档案馆往往要对历史档案加以整理。所谓历史档案整理，就要把零散的和需要进一步条理化的历史档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统起来。其实施的第一个步骤就是区分全宗。所谓全宗，乃是一个独立的机关或着名人物在社会活动中形成的全部档案的总称。不过，由于历史档案的情况复杂多样，以及为便于档案馆工作起见等原因，对历史档案的整理并不能纯粹以全宗作为唯一的全宗单位形式。而是根据全宗原则采取了一些变通方法，以“联合全宗”、“全宗汇集”、“档案汇集”等作为全宗的补充形式。在档案馆，这类全宗的补充形式均分别作为一个全宗单位保管，编一个全宗号。可见，历史档案整理中，全宗单位的确定是开展这项工作必须首先解决的问题，须引起注意的是在不同时期，对全宗单位确定及处理方法是有差异的。
全宗单位实质上可以划作两类：一是需要区分立档单位的，如全宗、联合全宗和全宗汇集；二是不需要明晰立档单位，如档案汇集。通常情况下，尚待整理的历史档案来源清晰，立档单位区分相对容易可行，则全宗单位首先应考虑选择第一类形式中的某一种，毕竟档案整理的理想状态是尽力保留，恢复文件间的固有联系，坚持档案的来源原则则是主要途径。建国伊始至80年代中后期，我国各级档案馆在继承传统、借鉴苏联等国档案整理工作经验的基础上，对接收的历史档案进行了大规模的整理，使馆藏历史档案达到了一定的系统与水平。随着时间的推移，档案馆成批、大量接收历史档案的机会也日益减少，因此，馆藏历史档案呈现了相对稳定的状态，档案实体的大规模整理已渐至尾声。在进入80年代末期后，档案馆更多的是对零散、零乱的历史档案进行整理，笔者认为：这时对这类档案的整理中全宗单位宜采用档案汇集的形式。这是因为：
首先，档案馆的绝大部分馆藏历史档案均经不同程度的整理，只有少部分未被整理，这是由于种种原因，诸如前人基于当时的认识，从各个全宗中剔除一些认为不重要或重份的档案，但为慎重起见，当时并未予以销毁，而是拟日后进一步鉴定处理；再有则是当时接收进馆就因杂乱无章而存疑的，等等。这些多年积存下来的历史档案零散、零乱，许多是主、附件分离，甚至主件已无从寻觅；或是一些没有封皮、缺少结尾，乃至断章残页的，使整理者无从了解是谁发文、谁收文、谁制文、即不能明了文件间接来往关系，从而给区分立档单位带来难以逾越的障碍。
其次，由于是零散档案在发挥档案特有的凭证、参考作用时，不能说没有，但相对于完好档案来说会小些，其利用价值较低，而如要区别立档单位，花费的精力、时间则比完好档案多得多，我们做任何一件事，投入和产出比还是需要考虑的。
再次，退一步说，即使经艰苦努力，立档单位被区分清楚，但由于是一个馆最后遗留的零散档案，其性质有些类似行政机构中的“不管部”，内中所涉全宗必然很多，如果按立档单位区分开，分类立卷，编制案卷目录后，还须对所涉馆藏全宗案卷予以接号，对档案实体进行接续排架、甚至引起馆藏库位调整，以及各全宗案卷目录的续接等等，实乃牵一发而动全局。而且，续接部分实际上很难真正溶入该全宗中，从一定意义上说，它是游离于原全宗体系结构之外的“异类”，因此，费力取得的这种结果意义有限。
相反，如果零散历史档案整理中全宗单位确定为档案汇集，则可极大地提高工作效率，避免将大量精力费在区分立档单位上，而将注意力主要集中在进行档案的分类、组卷、拟写案卷标题上，通过这些环节将档案实体予以定位整理，为以后进一步揭示档案信息打下良好的基础。
总之，新形势下零散历史档案整理中全宗单位的确定，应充分考虑待整理档案及档案馆馆藏中已整理档案的现有状况后进行。
（文章来源：《兰台世界》1999年第3期，中华文史网整理。）