清代的外务部及其文书档案制度 ,对于想了解历史故事的朋友们来说，清代的外务部及其文书档案制度是一个非常想了解的问题，下面小编就带领大家看看这个问题。
原文标题：清代的外务部及其文书档案制度
一、外务部的前身——总理各国事务衙门
1840年鸦片战争后，英、法、俄、美等资本主义国家，先后强迫清政府订立了一系列不平等条约，清廷不但割地、赔款，而且还开放广州、福州、厦门、宁波、上海为通商口岸。以后交涉日益繁多，为此，清帝特设“钦差大臣”管理五口通商事务。第二次鸦片战争后，1860年10月（咸丰十年九月）英、法联军侵占北京。清廷先后与英、法签订了《北京条约》， 互换了《天津条约》， 除再次割地、赔款外，还特别规定了各国公使常驻北京。侵略者早已不满意只在通商口岸办理交涉的办法，要求设立新的外交机构。于是恭亲王奕□，于1861年1月13日（咸丰十年十二月三日）奏请设立总理各国事务衙门。1861年1月20日咸丰帝正式批准。原上谕说：“京师设立总理各国通商事务衙门。着即派恭亲王奕□、大学士桂良、户部左侍郎文祥管理，并着礼部颁给‘钦命总理各国通商事务衙门’关防”。（咸丰朝《筹办夷务始末》卷72）这样，这个为侵略者服务四十多年的卖国机构，于咸丰十一年三月在北京东堂子胡同旧铁钱局正式开张了。
总理各国事务衙门的职官分：1．管领大臣：设有总理各国事务亲郡王、贝勒；大臣；帮办或会办大臣：大臣上行走或学习行走，名额不定，多是兼职，由皇帝特简。2．司员、都是从各衙门调来的章京。有总办章京满汉各二人，为章京之首领。有帮办章京满汉各二人。章京满汉各十人。额外行走章京满汉各八人。此外还有到署当差章京和兼行章京等。章京最初是分署办事，以后改为分班办事，同治三年定为分股办事，当时分英国股、法国股、俄国股、海防股。还设有司务厅及清档房等机构。
总理各国事务衙门的职掌，清会典中说：“掌各国盟约，昭布朝廷信德。凡水陆出入之赋，舟车互市之制，书币聘飨之宜，中外疆域之限，文译传达之事，民教交涉之端”〔见《光绪会典》卷99〕所以总署不仅管外交，而且还管海关税务、铁路矿务、邮政电报及海防船务等。总之，凡与洋人交涉的一切事务，它都管理，所以又叫“洋务衙门”。
二、外务部的设立
十九世纪末，资本主义已发展到帝国主义阶段。自甲午战争后，各帝国主义国家对中国的侵略，便以资本输出为主了。它们除在中国办工厂、修铁路、开矿产、设银行，进行政治贷款等等，垄断了中国的经济命脉外，还进而划分势力范围，租借海港，割占土地，妄图瓜分中国。帝国主义的侵略行径，必然引起中国人民的反抗，所以1900年爆发了轰轰烈烈的义和团反帝爱国运动，沉重打击了帝国主义妄图瓜分中国的阴谋。侵略者终于认识到“瓜分一事，实为下策”（见瓦德西《对海辣特访员谈话》）不得不采取“以华治华”的策略，扶植清政府，作为侵略中国的工具。所以1901年9月7日（光绪廿七年七月廿五日）列强与清政府便签订了《辛丑和约》。《辛丑和约》共十二条，其中重要的一条便是“将总理各国事务衙门，按照诸国酌定，改为外务部，班列六部之上。”（见《辛丑和约》第12条，载《国际条约大全》卷二）实际上，在条约签字前一个多月，即六月九日，清帝已根据列强命令，将总署改为外务部。
为什么帝国主义要清政府将总署改为外务部呢？
（一）是总署体制不崇。总理各国事务衙门是在洋枪洋炮逼迫下的产物。它始终是一个临时机构。侵略者认为总署对外有卑视的观念，曾多次要求改革。所以《辛丑和约》中规定“将总理各国事务衙门改为外务部，班列六部之前。”
（二）是总署的大臣职责不专。总署的大臣多是兼职，而且人数太多。最初仅三人，到总署撤销前夕增至12人之多，甚至在光绪二十四年，上谕“各直省将军督抚均着兼总理各国事务大臣”（见宫中朱批奏折外交类502）。这样多的总署大臣“好象委员制的委员”，办事互相推诿，因循拖拉（见刘芝城《清朝总理各国事务衙门》）。引起侵略者的不满。1875年英使威妥玛辱骂总署说：“自咸丰十一年到今，中国所办之事，越办越不是。就像一个小孩子活到十五六岁倒变成一岁了。”叫嚷“非先换总署几个人不可。”（见《李文忠公全集》卷三）光绪廿七年三月领衔公使葛络干代表各国公使意见，照会清政府：“将总理各国事务衙门改为外务部，冠于六部之首，管部大臣，以近支王公充之。”并且要求管部大臣，必须专职，不能多设，以避免过去发言盈廷，遇事推诿的现象。（见《李文忠公全集》卷三）清政府当然唯命是从。改制以后，外务部的大臣只有五人，而且均系专职，这样完全达到了侵略者的要求。这时，整个清政权已变成帝国主义的驯服工具。
三、外务部的职官与机构
外务部的职官，最初制定时，有总理外务部事务王大臣一人，会办大臣一人，尚书一人，左右侍郎各一人。宣统三年四月，责任内阁成立，改革外务部的职官，裁撤总理及会办大臣，改尚书为外务大臣，裁撤左右侍郎，改设外务部副大臣一人。另外设左右丞各一人“掌机密文移，综领众务”（见《清史稿》职官志六），设左右参议各一人，“掌审议法令”。（见《清史稿》职官志六。）外务部的机构有：
〈一〉、办理外交事务的四司：
1.和会司：“掌各国使臣觐见、会晤，请赏宝星，奏派使臣，更换领事，文武学堂；本部员司升调，各项保奖。”（见《奏定外务部章程》外务部档案5126号卷）
2.考工司：“掌铁路，矿务，电线，机器，制造，军火，船政，聘用洋将洋员，招工，出洋学生。”（同上）
3.榷算司：“掌关税，商务，行船，华洋借款，财币，邮政；本部经费，使臣支销经费。”关税、邮政两项，光绪卅二年划归税务处管辖。（同上）
4.庶务司：“掌界务，防务，传教，游历，保奖，偿恤，禁令，巡警，词讼。”（同上）
各司设郎中、员外郎、主事各二人，额外行走各六人。这些司员分别担任不同的职务，如掌印，主稿；帮掌印，帮主稿；掌印上行走，主稿上行走；额外帮掌印，额外帮主稿；帮掌印上行走，帮主稿上行走，等等（见吴成章《外交部沿革纪略》）。
<二>、掌编译、新闻及储才的机构：
1.翻译处：原分英、法、俄、德、日本五股。光绪卅二年统为翻译处，但仍分股办事，各股设股长一人。专管翻译东西洋各国文件并传达语言。翻译官分头、二、三等及翻译学生，均无定额（见外务部档5126）。
2．清档房：专管清档编辑事宜。宣统元年二月增设秘书股，专司机要文件的拟稿及编辑事宜。
3．机要股：宣统元年八月设。专管收集机密消息，发布新闻。相当于现代外交部的新闻司。另外，宣统元年清朝驻比参赞王慕陶在北京创设了一个“远东通讯社”，以后在伦敦、巴黎、柏林、圣彼得堡、维也纳、海牙等处设有分社，是一个半官方性质的新闻机构。（见外务部档）
4．储才馆：光绪卅二年闰四月设。任务是训练和储备外交人材。设提调一员，总理馆事，帮提调一员，助理馆事。调馆受训人员都是在职的或译学馆毕业的学生。学员一面在馆学习，一面在部实习。（见外务部档案）
<三>、掌管文档及内部事务的机构
1．司务厅：专管收掌文件，领用印信及一切杂务。设司务二人。宣统三年八月又增设收文处，相当于现在的收发室，不隶属于司务厅。
2．电报处：专司电报翻译传达事宜。处内分常电、密电二班。总署时已设电报处，光绪卅二年定由丞参堂直接管辖。
3．银库：总署时已设。由丞参堂直接管辖。储存一些现金、备部随时取用。
4．文报局：光绪二年设。专管寄递各驻外使领与外务部的来往公文。在上海设“总办驻沪出使文报局”，在天津设“北洋文报局”。
5．统计处：光绪三十三年九月设。专门统计各省外事数字。如各国驻各埠领事、商人，聘用洋员，各地教堂、洋商数目等等。设提调、帮提调各一人，办事员二人。（见外务部档4608号卷）
<四>、中外使领的遣驻
（一）中外使臣的遣驻
古往以来，中国与外国不断互派使臣，或办交涉，或观光、考察，但都不是常驻。以国家关系互派常驻使节，则开始于1858年中英《天津条约》。该条约第二款规定：“大清皇帝、大英君主意存睦好不绝，约定照各大邦和好常规，亦可任意交派秉权大员，分诣大清、大英两国京师。”但清朝对公使驻京，总认为有伤“天朝尊严”，所以一拖再拖，直至1860年，在英、法武力逼迫之下，签订了中英、中法《北京条约》后，才被迫接受各国公使常驻北京。继英、法之后，俄、美、德、瑞典、挪威、荷兰、日斯巴尼亚（西班牙）、比利时、意大利、奥斯马加、日本、秘鲁、巴西、葡萄牙、墨西哥等先后和清廷订约遣使。各国公使常驻北京，是帝国主义控制清朝政权、侵略中国的一个重要手段。特别是1901年《辛丑和约》签订后，各国驻京的使馆区又加以扩大，使馆区驻有外国军队，设有外国行政司法机构。中国人不准住在使馆区内，中国政府无权管辖使馆区，犹如“国中之国”。这些帝国主义使者，蛮横干涉中国内政，对清廷发号司令，就像“太上皇”一样。
中英《天津条约》虽然规定互相遣使驻对方首都，但腐朽昏庸的清廷，并不想派遣常驻驻外使臣。直到1875年（光绪元年），因玛嘉理案，英国要求清廷必须派使前往英国道歉，因而总署才提及此事：“查出使各国一事，本属中国应行举办，现在威妥玛既以玛嘉理被戕一案，力求中国派员到彼国，以为修好起见，臣等公同商酌……派使不妨先期允办……相应请旨派出使英国正使一员，此外尚须副使一员。（见《清季外交史料》卷三）旋经批准，光绪元年清廷派候补侍郎郭嵩焘为正使、补用道许□身为副使，旋改刘锡鸿为副使，出使英国。郭、刘于光绪二年十二月始抵伦敦。但郭嵩焘所持国书为谢罪国书，英皇不承认有常驻之权，后又补发了常驻国书。以后因刘锡鸿与郭嵩焘意见不和。奏准撤去副使一职，调刘锡鸿为出使德国大臣。光绪元年十一月清廷派三品京堂陈兰彬、同知容闳为正、副使，出使美国兼使日（西班牙）秘两国。光绪二年十二月派翰林院侍讲何如璋、候选知府张斯桂为正、副使驻使日本。光绪四年正月上谕郭嵩焘兼使法国。同年五月为交涉收回伊犁，派吏部左侍郎崇厚出使俄国，以后清政府在奥斯马加、荷兰、比利时、意大利、墨西哥等都先后派遣了使臣。
各国驻华使馆都叫公使馆。当时一般国际惯例把使臣分为三等：第一等是大使。大使不但代表国家元首交涉政务，而且代表元首的个人尊严。所以，得出入宫廷，直接觐见君主。第二等是公使。公使只代表国家交涉政务，但不代表元首的个人尊严。寻常只与外交部打交道，无请求觐见之权。第三等是代办。代办是一国外长派驻另一国外长的代表，更无权要求觐见。（见陈体强《中国外交行政》）清廷准许各公使驻京，只与总署打交道，免得清帝接见，有伤“尊严”。可是各国所派使臣都叫“钦差全权大臣”，属于大使一级，当然可以要求清帝接见。清朝驻外使臣，一般叫出使大臣，又称“星使”。光绪卅二年奏定出使大臣分三等：头等出使大臣，秩一品，月薪1400两。二等出使大臣，秩二品，月薪1000两。三等出使大臣，秩三品，月薪800两（见《丙午交涉要览》）。驻外使馆也分三等：（一）英、法、俄、美、日、德六馆，交涉事务较多，设参赞、通译官、书记官、商务委员共七人。（二）奥、意、比、荷四国事务较简，设参赞、通译官、书记官、商务委员共四人。日（西班牙）、葡、秘、古、墨五国系兼使设分馆，只设参赞、通译官、书记官共三人。（见光绪32年外务部奏准变通出使章程，载《丙午交涉要览》）另外，还有不少使馆聘用洋员作翻译传达事宜，如驻美使馆聘用美律士科士达作翻译，驻意使馆聘用意人毕梯蓬做翻译等。（见外务部档）
（二）中外领事的派遣
外国在中国设领事，开始于1842年中英《江宁条约》， 该条约第二条规定：开设广州、福州、厦门、宁波、上海五处为通商口岸，“且大英国君主派设领事、管事等官住该五处城邑，专理商贾事宜。”以后美、法、俄、德等先后和清廷订约，在各通商口岸设了领事。随着资本主义侵略日益加深，通商口岸由沿海到内地，遍及全国，这些领事，名为办理通商交涉事务，实际上策划侵略阴谋，干涉中国内政，收集中国情报，干尽了坏事。尤其是1843年中英《虎门条约》规定领事裁判权后，侵略者可以在中国任意行凶杀人，中国无权审讯，只能由外国领事审理裁判。中国的主权已丧失殆尽！
中国在外国设置领事，开始于光绪初年。当时主要为管理华侨事务而设。光绪三年驻英使臣郭嵩焘奏称新加坡等处华民流寓数十万，请设领事，以资统辖。（见光绪朝《东华续录》）光绪三年八月廿九日清政府正式任命当地侨商胡旋泽为驻新加坡领事，这是中国在外国设置的第一个领事。随着侨务招工及通商交涉事务的增多，清廷先后在世界各地共设总领事12人，设副领事二人。昏庸的清廷，还在世界各地设名誉领事，以外国人充任。如1877年（光绪三年）总署任命美国绅士付列秘为中国驻金山领事。此外，清廷在外国还设有理事官和商务委员等名目。
四、外务部的文书与档案
（甲）外务部的文书及处理制度
文书是进行统治活动的工具，起上传下达的纽带作用。清《光绪会典》载：“凡官文书，上行下行平行，各别其制”（见卷30）。外务部的行文及处理制度也有一套规定。
〈一〉、收文
司务厅是管收发文件的机构，凡收到一份文件，司务厅便贴上“收文封套”（收文封套上印有“收文日期”、“编号”、“摘由”、“归办单位”及“堂宪衔名”等栏），随即填写收文日期和摘由，进行编号，登入《收文簿》。然后送丞、参签办，丞参签办后，即时发下某司办理，或送王、大臣审定，所谓“呈堂书到，记其号以分于司”。（见《光绪会典》卷36）。外务部的收文主要有三类：（一）皇帝、总统发下的谕旨、国书。谕旨：即皇帝下达的命令。大部分是军机处抄送的。清《光绪会典，卷99载：“谕旨则由军机处封下衙门当堂启封。”也有少数宣统朝监国摄政王朱批原谕。国书：各国王、皇帝、总统致清帝的国书，存于外务部多是抄件。（二）收各平行衙门及使臣的文书：有①照会，照会原是清朝官员内部用的一种文书，如“总兵行文非所辖之副将用照会，副将行非所辖之都司、守备用照会”等（见《光绪会典》卷三）。1840年鸦片战争后，照会遂成为外交文书。1842年中英《江宁条约》规定：“英国驻中国之总管大员与大清大臣无论京内京外者，有文书来往，用照会字样。”总署成立后，各国公使与总署、外务部来往文件俱用照会。②咨文、咨呈、知会、片复、片行等，这些都是各部、院衙署及各督、抚、将军等与外务部的来往文书。（详见《光绪会典》卷30）③信函：又叫“八行书”，这种文书，比较随便。中外使臣与外务部的王、大臣及丞、参来往联系信函。外国人来的信函，名字都是另具一纸，这是一种礼节。④电报：清末曾大量使用电报。光绪28年设立中国电报总局，由外务部兼管。所以外务部不仅有各驻外使、领及督、抚的电报；而且还有不少是代转各衙门的电报底稿。（三）收下属各官员的文书有：①呈文：各关道行文外务部用呈文②申、禀：驻外领事、副领事及参赞行文外务部用申或禀。③公启：相当于公开信。多是海外侨商受到迫害要求保护时，向外务部致公启。④新闻纸、西国近事、报告清册：新闻纸、西国近事是驻外使臣收集的各国消息。报告清册是驻外使、领根据光绪34年外务部奏定的《出使报告章程》定期向外务部报告的清册。内容有所驻国的外交、政治、军事、商务等各方面的情况。这些材料是研究世界史的好素材。⑤墨领、报销册：墨领是驻外使、领等领取经费后所具的领结。报销册是驻外使、领报销川、装银两及各种经费的清册。
<二>、发文
外务部发文，多是各司主稿起草，然后送丞、参堂审阅，此稿叫“堂批稿”。丞、参批阅后，再抄写在规定的稿纸上（稿纸印有“堂宪及司员的衔名”、“编号”、“摘由”、“发文日期”等栏），然后送外务部王、大臣画行，此稿叫“定稿”。堂宪画齐后即交供事缮清盖印发出。
总署、外务部与各衙门行文，清会典中有明确的判定：“事无大小，悉用封奏”。“咨、扎、照会下其属钤用关防。行部、院、寺、监、督抚、将军、都统、出使大臣皆用咨行，余用扎行。给各国使臣用照会”。（见《光绪会典》卷99）外务部的发文，主要也有三类：（一）上奏及承办的文稿①奏稿：外务部上奏皇帝的折、片底稿。②敕谕稿：清朝任命驻外使臣，皇帝都发给教谕、是“敕以忠于职守，申以勉词”之意，相当于委任状。③国书稿：清帝给各国君主、总统的国书。当时任命驻外使臣或遇有外国重大节庆、婚丧事件，清帝照例都去国书。这部分敕谕、国书都是外务部秉承皇帝的旨意起草的稿件。（二）发往各使臣及各衙门的文稿：有给各国公使的照会底稿；给各部、院衙门的咨、函、电报等底稿；有给外国人到内地游历所用的护照，等等。（三）发往下属官员的文稿：主要有扎稿。外务部给各驻外领事及委派各领馆书记官、通译官用扎。
〈三〉、日常庶务及汇抄存查的文簿
日常庶务文簿有外务部官员与各国公使会晤的《问答节略》， 有外务部官员的履历册、京察册，收发电簿及各种收发文登记簿等。汇抄存查的档簿，有清档房编的各种《清档》。《清档》就是档案文件汇编。如《交涉要览》、《觐事备查》等。
（乙）外务部档案的变迁和整理
文书经过处理完毕，保管起来，留待以后查考的，便是档案。总署、外务部有严密的归档制度，结果形成了大量的档案。当时外务部的机密档案，如与各国订的条约、国书等重要文件都存于宫中方略馆，由调到外务部当差的军机章京看管。外务部随用随调。现存于军机处全宗的各国照会，有一部分就是当时存放于方略馆的那部分文件。1900年八国侵略军侵占北京后，总署的档案，被日本兵查封于东堂子胡同衙署内。可能有些重要档案已被日本侵略者所窃。1911年辛亥革命后，总署和外务部的档案为北洋政府外交部所接收。民国12年曾清理过一次，以后历经变乱，档案损失不少。1949年解放前夕，国民党政府又将总署及外务部的一部分档案运往台湾。解放后，外务部的档案划归中国科学院历史三所南京史料整理处管理，旋调外交部查用。1965年移交中央档案馆明清档案部管理，当时计有905布包又25捆。这些档案虽经初步整理，但是类目不清，标题笼统，特别是玉石不分，不便查找和保管。1972年9月明清档案部已归故宫博物院领导，决定重新整理清外务部的档案，到1974年6月完成。经过整理，门类纲目，条目井然。这样不但便于利用，而且也便于保管。
外务部的档案，内容十分丰富，具有重要的史料价值。例如清政府与俄、英、法、德、日、美等五十多个国家或地区交往的文书，其中就有不少照会和国书的原件。包括疆界租地、军务兵器、中外反动势力联合镇压中国人民的革命运动、法律交涉，交聘往来、侨务招工、经济通商、传教教案、慈善赈济、国际会议、海关税务等内容。这些档案，真实地记录了当时中外交往的历史和帝国主义侵华的罪行。反映了清朝逐步沦为半封建半殖民地的历史原貌，是我们研究中外关系和中国近代史的第一手宝贵史料。
（文章来源：《历史档案》1981年第2期，中华文史网整理。）