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原文标题：博物馆陈列建档工作概论

周劲思 王昱东
与我国博物馆的历史相比，现代意义上的陈列起步的时间很晚。陈列思想的不成熟、陈列手段的陈旧和管理方法的落后一直阻碍着它的发展，其中陈列管理方面的欠缺尤其突出。与此相比，起步较早的博物馆藏品管理已取得了较大成绩，完备的藏品档案的建立是藏品管理科学化的一个标志。实践证明建立藏品档案不仅保存了大量珍贵的资料，而且在制度方法上为永久地保存藏品提供了条件，使保管工作科学化、系统化。借鉴这个经验，建立陈列档案、保存不断流失的第一手资料，并从中总结科学的陈列方法已经是博物馆工作者刻不容缓的任务。国家文物局和省文物局都曾下达有关建立陈列档案的指示，但这项工作仍未受到足够的重视，有的博物馆至今没有一份完整的陈列档案，许多从事陈列工作的同志不清楚陈列档案为何物。本文拟对陈列建档的意义、方式以及陈列档案的利用等问题做一探讨，以求对今后的陈列工作有所裨益。
一、陈列建档的意义
如前所述，陈列档案的建立是为了使陈列管理更加科学，具体归纳起来，它有三个方面的作用。
首先，建立陈列档案能够有效地保存资料。随着人们欣赏水平的提高，陈列正在发展成为一种真正的艺术。货柜式、教科书式的平淡陈列形式逐渐被淘汰，各博物馆的设计人员都在竭尽全力使自己的展览更加新颖、完美。一个陈列所投入的人力、物力在不断增加，更倾注了主办者的心血。并且陈列的时间性很强，临时陈列会不断更换，基本陈列也要定时调整，若不及时记录，宝贵的第一手资料就会白白流失掉。而完备的档案可以在展览结束后，使得举办者努力获得的成果得到永久的保存，最后集成一个博物馆的陈列史。从发展的观点看，每一次新的陈列都是在以往某个或几个陈列的基础上有所改进，而不是凭空产生的全新事物，这样相互间的借鉴就显得非常重要。按目前的状况，一次展览结束后资料也随撤展而流失，若要借鉴以前展览的成功之处只能凭借当事者的记忆和零星的资料。至于横向学习他馆的经验，除非是现存的展览，否则几乎是不可能的。如果我们每次陈列的资料都完整地保存下来，不但可供以后举办陈列时参考，通过馆际资料交流还可以互相学习，使博物馆陈列整体水平得到提高。对这些资料进行整理研究，就会形成中国特色的陈列学，填补我国博物馆学的一个空白。以之作为大专院校文博专业的教学材料，远比现行的那些落后于时代的博物馆学教材要生动实际得多。对于一些特殊的展览，保存资料就更为重要。例如陕西历史博物馆的唐墓壁画临时陈列，由于壁画难于保存，对环境的温、温度，通风、光照等要求非常严格，公开展览不可避免地会对壁画造成一定程度的损害，所以这个展览以后不会再举办。详细的陈列档案则可以将这种短暂的、一次性的展览以另一种形式得以永久留存。同时，从文物保护和研究的角度出发，每次陈列所使用的文物必须记录在案，而每次新的陈列总要体现博物馆研究人员对文物研究的最新进展，这些学术成果也许还未以论文的形式发表，但陈列档案却可以将它记录下来，为以后的保护和研究工作打下基础。
其次，陈列档案的建立有助于陈列工作的科学化，使陈列成为一个自觉的过程。我们目前的陈列存在许多问题：举办前目标不够明确，布展赶时间一拥而上，许多设计意图无法付诸实施；布展结束后主办者对陈列效果不太关心，展期也往往无计划，多是为下一个展览腾地方才急忙撤展；展览结束后更不做认真的总结，以至出现资料、设备、经验的极大浪费；陈列档案的建立将使陈列的全过程处于一种有序状态。档案学对档案的定义是：档案是有关单位或专门机构分类立卷归档保存的，能够充分反映某一特定事物发生、发展和消亡过程，并着重揭示其本质的所有历史资料的总和。那么，陈列档案就应该是详细记录着某项陈列展览从开始筹办到最后成形、直到撤展这一全过程的资料总和，其重点在于总结该项展览的本质特点，并使其中成功与失败之处一目了然。它将对陈列目标的设定（包括社会效益、经济效益两个方面），筹展布展的详细经过，展览所达到的水平，资金的支出和收入，陈列结束后对各项指标的考核等记录下来。因此建档是陈列活动中一项重要的日常工作，通过对各种资料的收集、整理，可以使陈列的全过程始终处于监控之下，按照计划程序逐步实施。这样可以尽可能地避免偶然因素对陈列工作的影响，增加工作的精确度，更合理地使用人力物力。同时，在建档过程中，促使陈列的组织者和参与者树立对陈列始终负责的精神。根据档案自身的功能，完成后的陈列档案将总结出陈列的本质特点，陈列设计者可以由此对自己主办的陈列作详细、全面的考察，及时吸取经验教训，最终从理论的高度把握陈列的规律。
第三，建立陈列档案可以为博物馆的现代化管理提供依据。目标化管理和量化管理是企业改革的重要内容，现代化的科学管理方式已经在企业中转化成巨大的生产力。博物馆的体制改革一直处于摸索阶段，许多有眼光的博物馆管理者在几年前就开始讨论将企业的管理模式引进博物馆，但在具体操作方式上一直没有达成共识。这是因为博物馆本身的机构较为复杂，几种不同的运转方式同处一个大系统中，而管理体系又不够健全。在过去，一个陈列办下来，没有人对陈列的效益负责，人员的工作量也无法统计，不论是成绩还是责任都难以最终落实。建立完备的陈列的档案，首先是参予人员的工作量易于统计，各环节的负责人也有据可查。陈列所预期的目标，最终取得的成果两相对比,成败得失清晰明了。这些都可以作为年度个人工作考核的依据，也可以作为升职、晋职时的重要条件。这对于调动博物馆工作人员的积极性，改变业务人员只愿埋头写文章，轻视日常工作的现状将起到很大作用。另外，陈列的费用一直是个不易掌握的问题。规模相同、质量相近的展览，由不同的人主办，费用往往相差很远。通过建立陈列档案，博物馆的领导者就可以对一定规模的陈列所需资金心中有数，堵住陈列费用中的某些漏洞。另外，建立陈列档案也有助于我们在工作中主动照章办事。以前办陈列随意性较大，本馆文物转换展览往往手续不清，借展外单位展品协议书有时只是一张白条，一但人事变动，核对文物、支付借展费用等都很困难，也给财务上带来不必要的麻烦。建立陈列档案，统一各种表格、手续，管理渠道就会畅通起来，工作效率将大大提高。
二、陈列建档工作的操作方式
1．参加的部门和人员：由于陈列是一项综合性工作，牵涉的面相当广，所以建档必须以专人负责、多方协作的方式进行。陈列人员当然是主要建档者，每个展览都应指定至少一人参与陈列的全过程，搜集各方面的资料，负责档案的制作，同时资料室也应派出专人参与建档。对于一个现代化博物馆的资料室来说，它除了具有一般小型图书馆的功能外，还应是博物馆业务资料、业务档案的最终归口处，所以资料部门的人员是以档案管理专业人员的身份参加建档的，他将负有使档案规范、准确、完备的责任。另外，博物馆的另一档案部门——行政档案室，虽然不一定派专人参加，但也应对陈列建档工作进行指导和督促。其他有关的如保管、宣教、保卫、财务、总务等部门，在工作中都应注意保存整理牵涉到陈列的一切资料，并及时地提供给建档人员，共同协作保证陈列建档的顺利进行。
为保证上述单位和人员对建档认真负责，必须形成严格有效的制度。陈列档案要作为陈列工作的重要内容写入目标责任书，没有完备档案的陈列应视作未完成的陈列，陈列、资料部门的领导应对此负责。同时档案的质量也应作为业务人员考绩的重要依据。
2．陈列档案的内容：从理论上说，陈列档案内容包括所有与陈列有关的资料。概括起来有以下几个大的方面：①陈列的名称和类别；②陈列设备（包括陈列室、陈列柜等）；③陈列内容的研究与设计；④陈列形式的研究与设计；⑤陈列的实际效果；⑥陈列的特点与综合评价；⑦展品清单；⑧陈列室安全设施和制度；⑨陈列经费的支出、收入情况。要包括这些内容，每份陈列档案将会非常庞杂，文字材料、声像资料、样品等等混在一起，管理和利用都不方便。所以，根据陈列档案的不同用途，在内容上有所侧重是很必要的。档案应分作三类：一类留陈列部，它主要用陈列研究，并为今后的展览提供借鉴,所以这份档案的资料侧重于实用方面，比如陈列设备的结构与安装，陈列内容、形式的设计，展品的详细资料，陈列制作的具体情况，委托厂家、价格、重要辅助展品的样品，展览效果照片、各方对陈列的评价和意见等。第二类留行政档案室，主要用于加强行政、财务对陈列的管理和对参与陈列的部门及人员进行考绩。它侧重于文书资料类，如陈列预期目标，陈列经费预算和支出详表，陈列制作合同书，联展、租场展、巡回展的有关协议，陈列综合评价等。第三类作为博物馆的业务档案留资料室，这份资料要比较完整地反映陈列全过程，尤其是陈列的突出特点和陈列的水平一定要清晰地反映出来。陈列制作、布置、保卫等具体资料除外，其它所有的文字、声象资料都应包括在这份档案中。
3．陈列档案的整理和利用：档案的制作将伴随陈列的全过程，对有的陈列来说，这个过程相当长，各种表格的填写、资料的归类整理无法一次完成，所以整理工作必须逐步进行，同时档案的利用也在这一过程中就开始了。
档案的管理包括区分全宗，分类立卷，卷内材料的整理，案卷的目录编制、装订、排列等。如前所述，陈列档案根据存放地和作用的不同分为三种，那么在陈列筹备之初，在这三个地方就应为新陈列建立一宗，并随着工作的进行逐渐及时地将各种材料补充进去。宗内材料各立分卷，随时清理归类，在陈列撤展、总结工作结束后，再进行装订。三个单位都应设专门的档案室（柜），在档案立宗之初就应完成档案的编目和排架工作，以便在档案未完成阶段就可方便查阅，在完成后得到永久保存。
在陈列建档制度化的前提下，档案一旦开始建立，其作用就会发挥出来。留行政档案室的一份，将陈列预期目标、各环节的负责人、财务收支情况等记录在案，这本身就是对筹展人员的监督。对于收集到的合同和协议，及时向有关部门查询，有不符合财务制度和法律程序的应尽快通知陈列人员补正。陈列评估意见则应按年度汇总，作为馆里考核陈列部门工作的依据。在职称评审时，档案提供的陈列人员工作成绩应作为重要条件。
陈列部自存的一份主要是供业务人员随时查阅。在建档工作中，通过各环节资料的保存与收集，使参与陈列的每个人都能明白自己在整个工作中的位置，养成认真负责的工作习惯，一切按程序规定进行，减少随意性，这是博物馆现代化对人员素质的基本要求。在办新展览前翻阅过去的档案，无论从内容、形式的设计思想及表现方式等方面，还是陈列设备、展品制作这些具体的细节上都可以得到直接的提示。新的陈列吸取了过去成功展览的哪些长处，比过去的展览在水平上有什么新的进步，这必须作为定例写进新设计的陈列大纲，以此保证陈列的质量。利用档案提供的第一手资料，总结陈列理论，也应该作为业务人员日常研究的一个指定项目。另外，在已完成陈列的维护上，陈列档案的利用就更直接一些。比如我们的基本陈列，展期是很长的，其间有些文物因外展或临时展览抽调等原因撤下展线，到归还时负责展柜的同志往往忘记它原来摆放的位置和方式，这样的事情多了，既不利于文物安全管理，对陈列质量也产生一定程度的损害。利用档案中的图像资料，就可以及时、准确地使它复原。另外，在建档过程中加强部门间的正常联系也是利用档案的一种方式。比如档案要求收集讲解词和观众意见。陈列收到宣教上的讲解稿后，应由办展人员审查，看它是否正确地阐释了陈列内容，并将自己的意见与宣教部门协商。宣教部门则将观众意见提供给陈列部，通过建档人传达给办展人员，以便采纳其中合理意见，对陈列进行调整。这样陈列、宣教两个部门围绕陈列建档自然地协作起来，实现良性循环。
资料室留存的一份主要是作为馆业务档案永久保留，是馆史资料的重要组成部分。资料室应对其所保存的陈列档案进行复制，使原件完整地保存下去。复制件尤其是声像资料在许多方面都可发挥作用。比如馆庆时作为博物馆的成就展出、对外进行推销宣传、与国内外博物馆互相交流资料、给大专院校提供教材等。随着文博事业的进一步发展，利用的前景是非常广阔的。
本文的写作是基于我们在工作中遇到的一写问题和对这些问题的思考。目的在于引起大家对陈列建档工作的重视。由于这项工作开始不久，对档案的内容、建档方法等也存在许多争议。笔者愿以此文抛砖引玉，使这一问题在争论中得到一个清晰的答案。

（原载《陕西历史博物馆馆刊》第2辑）
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